Gerando Dados Para Um Relatório de Indicadores de Perdas em Estoques
Identificar, analisar e entender. Esses 3 verbos constituem um conhecimento muito importante e uma das tarefas mais nobres dos gestores da área de prevenção de perdas, que precisam dedicar parte de seu tempo para chegar aos números corretos e conhecer quais são as causas e que parte do processo ocorreram as perdas no varejo.
Para identificar as perdas em estoque é necessário que a empresa tenha os processos de controle de estoque definidos e implantados e que todos os funcionários saibam que o estoque representa o principal custo no varejo e que qualquer uso ou condição que impeça sua venda deve ser controlado e informado no sistema.
Essa tarefa é árdua no início, mas ao definir a forma que são identificadas as perdas conhecidas e as desconhecidas, devemos aproveitar ao máximo essas informações, sobre tudo em relatórios que possam reunir todas informações necessárias para não somente termos a informação de perdas, mas também outras informações pertinentes, de forma rápida e objetiva.
Nas empresas onde tive oportunidade de trabalhar na área de perdas e gestão de estoques, no varejo supermercadista, nem sempre o sistema operacional da empresa fornecia todas as informações necessárias para análise de quebras ou um relatório que oferecesse todos os dados. Era necessária, boa parte das vezes, investir tempo e pessoas para montagem de relatórios em planilhas, buscando dados em vários lugares para consolidar as informações, gerando perda de produtividade.
Esse artigo propõe um modelo de relatório para análise de perdas de estoque, demonstrando quais informações devem ser reunidas para o profissional de prevenção de perdas realizar a devida análise dos resultados. Caso a empresa não tenha um relatório específico, é possível buscar os dados e montar o relatório com esses dados ou pedir para que o fornecedor do sistema inclua um relatório no sistema.
O relatório deve conter todas as informações de movimentações dos estoques, separando quais se referem a entradas e saídas em estoque. Com base nestas informações deveremos ter o saldo de estoque no momento que iniciarmos o inventário. Abaixo a equação que define o saldo de estoque:
Estoque Inicial + Entradas – Saídas = Estoque Atual
Com base nos dados acima, seguem as informações necessárias e descritas como serem consideradas para elaboração de relatório de perdas de estoque, desde que haja pelo menos um inventário no período a ser analisado:
Estoque inicial: é o estoque inicial do período a ser analisado. Em alguns casos, pode ser considerado o estoque do último inventário. Caso a análise seja de um departamento, considerar que tenha sido realizado inventário de todos os itens do departamento;
ENTRADAS:
Compras: todas as compras, sendo importante conter os dados em quantidades e valores. Incluir, inclusive as bonificações;
Transferências entre lojas: caso haja mais de uma loja, considerar essa entrada;
Devolução de clientes: produtos que os clientes devolvam à loja. Necessário que estes itens sejam registrados;
SAÍDAS:
Vendas: todas as vendas, sendo importante conter os dados em quantidades e valores;
Transferências entre lojas: caso haja mais de uma loja, considerar essa saída, principalmente se uma das lojas funcionar como um centro de distribuição;
Transferências internas: todas as movimentações internas de estoque para uso pela empresa devem ser consideradas. Exemplo: consumo de produção própria, para limpeza de loja;
Devoluções de fornecedor: todas as devoluções devem ser registradas;
Trocas: a maioria dos sistemas possui um estoque específico para as trocas, de forma a visualizarmos separadamente as trocas, não contaminando o estoque de loja. Todos os produtos que são encaminhados para trocas e que serão retirados pelos fornecedores no futuro devem ter sua saída do estoque registrada, retirando do estoque de loja e acrescentado no estoque de troca;
Saldo de inventário: nos inventários chegamos aos resultados de quebras desconhecidas, onde ocorrem as sobras e as perdas de estoque. A diferença apurada nos registros entre o estoque do sistema e o estoque apurado no inventário apontará estes dados. Caso não tenha essa informação no sistema, podemos usar as informações acima para apurar o estoque atual e gerar a informação de estoque atual para comparar com o resultado do inventário e chegar aos dados de sobras e perdas;
Para chegarmos aos resultados de perdas conhecidas e desconhecidas devemos dividir os valores de perdas pela venda, que pode bruta (com impostos) ou líquida (sem impostos). A soma das quebras conhecidas e desconhecidas divida pela venda entregará o resultado total de perdas de estoque em percentual. Devemos buscar um percentual de quebras conhecidas maior que as desconhecidas.
Com os dados acima podemos montar um relatório básico de perdas para chegar aos indicadores de perdas de estoque. É importante conseguirmos chegar a análise por produto, de forma a identificarmos os produtos “Top” perdas, verificar inversões de estoques (quebras x sobras entre produtos similares) e, caso o sistema permita, analisar os produtos como família, principalmente em produtos manipulados, com no caso do presunto, que é comprado em peças e vendido tanto na peça, como em pedaços ou fatiados. Neste caso temos de juntar as informações destes itens, pois o item que foi comprado terá uma quebra enorme, enquanto seus subprodutos terão sobras de estoque.
Sugiro a disseminação dessas informações, principalmente para os gestores dos setores de perecíveis, que respondem pela maior parte das perdas em supermercados, de forma a identificar os itens com maiores perdas e definir as prioridades.
Dessa forma, os profissionais de prevenção de perdas podem identificar possíveis falhas, como faltas de baixas de produção, itens não baixados no sistema, trocas não informadas, perdas não registradas como descartes de FLV, Frios, laticínios ou açougue, entre outros, e buscar a melhoria com a redução dos resultados de perdas, além de medir,controlar e disseminar as informações entre os envolvidos, gerando um ambiente na busca da redução das perdas de estoques.
Autor: Luiz Gustavo Chaves de Toledo, 13 anos de experiência em áreas como Prevenção de Perdas, Auditoria, Operações em Lojas e Logísticas, em grandes redes Supermercadistas e na Indústria. Também é professor universitário em Administração e Logística. Atualmente é Gerente de Prevenção de Perdas em uma rede de Supermercados. E-mail: lgctoledo@yahoo.com.br
