Soluções Tecnológicas que podem fazer a diferença em 2015!

Olhando para o descolamento dos índices de Perdas em 2013 por compará-los aos anos anteriores pela pesquisa ABRAS (http://www.abrasnet.com.br/economia-e-pesquisa/perdas/pesquisa-2014), busco entender o que seria uma meta factível para 2015 para o Varejo Brasileiro.

Sendo bem otimista, para alcançarmos nosso objetivo em 2015, será necessário desenvolver mais soluções tecnológicas do que desenvolvemos nos últimos anos para apoiar os times de Prevenção de Perdas, Auditoria, Gerenciamento de Riscos, Gestão de Estoque e enfim, áreas que garantem o monitoramento e controle, bloqueio ou melhoria no fluxo do processo por mitigar seus riscos.

Com a disputa por territórios no crescente mercado Brasileiro e aportes de investimento pelos grandes players, o foco em 2015 será a expansão e domínio de território, mesmo que isso leve ao “canibalismo” de determinada marca.

Neste cenário, a tendência é que a Operação juntamente com o time de Expansão feche os olhos para os riscos da Cadeia de Abastecimento e pense somente no crescimento orgânico. Quem já viu este filme?

Até o final de Janeiro, o mercado ajusta os dados para finalizar o orçamento 2015 e isto incluirá as velhas e boas receitas de reduções de despesas com pessoal, despesas gerais e perdas – nada que uma boa estratégia de back to basics e PDCA não resolva, entretanto chegaremos a um veredicto: Precisamos reduzir quebras com menos fiscais, menos Gestores de Prevenção de Perdas e tudo aquilo que o Acionista procura esgotar e é claro, com uma pitada maligna de um turn over que promete não diminuir conforme publicado em http://www.haygroup.com/br/press/details.aspx?id=37786.

Com estas condições, entram em cena as soluções tecnológicas, um dos Pilares do Pentágono de Perdas® de acordo Anderson Ozawa, CEO da AOzawa Consultoria.Este Pilar ou estas soluções não são impactados pelo absenteísmo, turn over ou pela falta de ética, não param em jogos de outra fatídica copa do mundo, talvez. Não dependem dos metroviários ou pouco se importam com as manifestações. Se bem desenvolvidas elas simplesmente funcionam!

Portanto, verifiquem em seus processos, quais as soluções que sua Empresa pode implantar em 2015 para contribuir com a redução das perdas, mas me permita dizer que as ferramentas ACCESS e Excel são ótimas para análise de dados e não para construção de Soluções Tecnológicas, portanto, pense no custo considerando a sustentabilidade da solução e não no imediatismo: CAPEX e não OPEX.

Antes de listar as soluções, sugiro que procurem serviços em nuvem! Soluções de SAS (Software as a Service), como aluguel de Sistemas e evite criar uma indústria de robótica dentro da sua Cadeia de Abastecimento, respeite o seu Core Business. Afinal existe uma infinidade de parceiros que estão interessados em realizar POC (Proff of Concept) sem custos algum.

Abaixo listo algumas soluções de que participei desde as especificações técnicas e funcionais até o pós-implantação desde 2002 com na minha trajetória em PP e garanto que resolvem grande parte dos problemas oriundos de riscos no processo da Cadeia de Abastecimento.

• Registro e controle de lacre nos veículos:
  • Tem a finalidade de evitar fraudes com transbordos indevidos ou a perda da rastreabilidade dos veículos entre unidades da própria Organização. A solução deve prever inclusões de dados do veículo por coletor relacionando-os com o cadastro de entregadores, fornecedores e funcionários entre outros. É fundamental estabelecer um banco de dados com acesso restrito à PP para análise e cruzamento das informações com as quebras e incidentes com a frota como rompimento de alarmes.
  • A melhor solução tecnológica será utilização de uma plataforma WEB com um processador de alta performance por conta do alto volume de transação. O SLA de atendimento deve ser alto (ponto crítico no contrato) em virtude de possíveis impactos operacionais em uma eventual parada.
• Controle de Filas / Registro de irregularidades no recebimento/expedição:
  • Esta solução deve prover-se de parâmetros que acelerem (priorizem) a entrada de cargas de risco como Perecíveis e Eletrodomésticos além do registro de Irregularidades com a carga como falta, sobras ou má qualidade da entrega. Esta solução deve conter relatórios analíticos com informações para reuniões periódicas com o Fornecedor x Comercial atrelado às cláusulas contratuais originando multas a serem creditadas no indicador de quebras (linha separada).
  • Desejável que possua um work flow com disparo de SMS e e-mail em caso de situações emergenciais e críticas como, por exemplo: Disparar um e-mail ao comprador quando a carga devolvida for um produto sazonal.
  • Esta solução pode ainda controlar a rotatividade dos conferentes nas docas para evitar possíveis conluios com entregadores.
• Monitoramento em HD do recebimento/expedição com armazenamento inteligente das imagens.
  • Muito se fala sobre o custo das imagens e sua guarda ao propor este tipo de solução, porém hoje existem várias aplicações que utilizam exceções de monitoramento e controle (filmar só o necessário) no recebimento/expedição e de várias áreas da Loja. É necessário trabalhar com as imagens de forma mais inteligente, proporcionando uma análise cruzada com imagens, áudio e dados de forma mais assertiva e com custos reduzidos de link e infraestrutura.
• Balanças Inteligentes sincronizadas com os sistemas de faturamento.
  • Esta é uma oportunidade ímpar de evitar fraudes entre o peso descrito na Nota Fiscal e o peso propriamente contido na entrega, ou melhor, recebido pelo conferente. Esta solução pode eliminar os famosos “romaneios” de recebimento manuais para Perecíveis sem contar a melhoria na produtividade e é claro, trabalhar com os dois simultaneamente pode significar uma auditoria contínua nos “xerifes” do recebimento. É uma solução de fácil implementação considerando que as balanças atuais são “computadores” que podem enviar os dados ao ERP (Enterprise Resource Planning) por integrações diversas.
• Inteligência no Fluxo do PAR
  • Considerando que o conceito de PAR trata do “alto risco” e estes representam grande parte da perda da Empresa, porque não coloca-los em um monitoramento único?
  • PAR deve ser um atributo do produto, e não um controle apartado, o conceito deve “nascer” com o produto e caso o time de responsável não tenha esta expertise, deve incluir no processo de work flow de cadastro um profissional de Prevenção de Perdas responsável para manutenção.
  • Atribuir este atributo ao Produto fará com que a Recepção, Armazenagem, Exposição, Vendas, Inventário e Expedição estejam interligados com as melhores práticas e controle de processos dos Produtos PAR.
  • Para esta solução, sugiro alguns relatórios com informações, a saber: tempo de Permanência na Expedição do CD/Loja, Tempo de Permanência na Doca de Recepção do CD/Loja e Perda Total em relação às Vendas (Valor e Percentual), PAR não conferido no Recebimento (ou simplesmente exigir sistemicamente a conferência sistêmica). Em não poucos casos, só o custo logístico que sua Empresa vai eliminar com a manutenção da Lista de PAR, pode pagar o Projeto.
• Outras soluções.
  • Você está disposto a quebrar paradigmas para redução das perdas em sua Empresa? Então mude seu conceito!

Que neste ano, tenhamos uma ótima gestão das perdas conquistando ótimos indicadores com auxílio da Tecnologia da Informação.

Feliz 2015.

Autor: 

Fabricio Rufin da Silva, com mais de 10 anos de experiência, é especialista e consultor em prevenção de perdas e gestão de riscos, com foco em tecnologia da informação. Possui passagens com resultados expressivos em grandes varejistas e consultorias.