Prevenção de Perdas: Análise, Mensuração e Apresentação dos Indicadores e Resultados de Inventários

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Uma das principais ferramentas estratégicas de gestão e controle para a área de Prevenção de perdas são os inventários das operações (LOJAS, CDs E FÁBRICAS).

A análise do inventário tem que ser criteriosa para interagir diretamente nas causas, pois senão irá sempre se repetir gerando um ciclo aumentado as perdas.

Um inventário GERAL, ROTATIVO OU CÍCLICO é composto de várias etapas, nesse primeiro artigo vou elencar as principais técnicas de análise, mensuração e apresentação dos indicadores e resultados de inventários.

Todas as etapas para realização dos inventários são de extrema e fundamental importância, porém a análise, mensuração e apresentação dos indicadores e resultados vai determinar o sucesso no combate às perdas de estoque.

As análises devem ser realizadas em separado por (LOJAS, CDs E FÁBRICAS), respeitando a regra para mensuração das perdas.

• GERENCIAL: PERDA A PREÇO DE VENDA / FATURAMENTO BRUTO
• CONTÁBIL:    PERDA A PREÇO DE CUSTO/FATURAMENTO LÍQUIDO 

Esse artigo será dividido em cinco partes conforme abaixo, porém não respeitando a sequência.

ETAPAS PARA REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIOS:

• 1 – PLANEJAMENTO E AUTOMAÇÃO DE INVENTÁRIOS
• 2 – PREPARAÇÃO
• 3 – EXECUÇÃO
• 4 – ANÁLISE, MENSURAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS INDICADORES E RESULTADOS DE INVENTÁRIOS
• 5 – PLANO DE AÇÃO

 

 

ANÁLISE E MENSURAÇÃO DO INVENTÁRIO:

Analisar as movimentações do estoque (sistema) dos itens que deram maior diferença no inventário, positivos e negativos.

PORQUE O PRODUTO ESTÁ SOBRANDO OU FALTANDO?

• ENTRADA NA NOTA FISCAL (NÃO DEU ENTRADA)
• NÃO BAIXOU AS AVARIAS E VALIDADE
• INVENTÁRIO ANTERIOR INCORRETO (ERRO DE INVENTÁRIO)
• TRANSFERÊNCIA SEM NOTA FISCAL
• FURTO (INTERNO OU EXTERNO)
• PROBLEMAS DE SISTEMA
• EFETUAR A ANÁLISE DOS CUPONS FISCAIS CANCELADOS, TROCAS, DEVOLUÇÕES, TRANSFERÊNCIAS (LOJAS).
• EFETUAR A ANÁLISE DAS DEVOLUÇÕES, BONIFICAÇÕES E BRINDES E TRANSFERÊNCIAS (CDs).
• AVARIAS, VALIDADE, RECALL, INCINERAÇÃO (LOJAS E CDs)
• ESTOQUE NEGATIVO
• PRODUTOS SEM VENDAS (GIRO)
• EXESSO DE ESTOQUE
• RUPTURAS
• RECONTAGEM, AUDITORIA E ANÁLISE DOS 50 ITENS QUE DERAM MAIOR DIFERENÇA (POSITIVO E NEGATIVO), ANTES DO FECHAMENTO DO INVENTÁRIO.

Analisar o nível % de acuracidade do estoque, quanto maior for o nível de acuracidade do estoque mais controlado vai estar o seu estoque.

• ESTOQUE FÍSICO IGUAL AO SISTEMA
• ESTOQUE FÍSICO MENOR QUE SISTEMA
• ESTOQUE FÍSICO MAIOR QUE O SISTEMA

ANALISAR OS ITENS POR GRUPO, SUBGRUPO, CATEGORIA, SUBCATEGORIA (DRILL- DOWN):

Exemplo:

Grupo: Bolas importadas

Subgrupo: Futebol de campo, Volei, Basquete, Biribol.

 

Grupo: Bolas nacionais

Subgrupo: Futebol de campo, Volei, Basquete, Biribol.

 

Grupo: Calçados

Subgrupo: Salão, Campo, Indoor e etc.

 

Observação: Até chegar no detalhe do Sku.

 

O PRINCÍPIO 80/20 – LEI 20/80 uma das ferramentas da qualidade (Joseph Moses Juran engenheiro Romeno homenageia Vilfredo Pareto economista Italiano).

A lei, regra, análise ou princípio de Pareto.

 

ESTA LEI DIZ QUE:

80% das consequências / resultados advêm de 20% das causas / fatores.

20 % das causas / fatores geram 80 % das consequências / resultados / efeitos.

 

PARA QUE EXISTA UM MELHOR ENTENDIMENTO ABAIXO ALGUNS EXEMPLOS:

80% das perdas de inventário provêm de 20% dos Skus inventariados.

20% dos clientes geram 80 % das vendas de uma companhia.

As proporções podem oscilar, porém não fogem muito da escala acima.

CURVA ABC

• Curva A: 20% do estoque que representa 80% das vendas.
• Curva B: 30% do estoque que representa 15% das vendas.
• Curva C: 50% do estoque que representa 5% das vendas.
  
  As proporções podem oscilar, porém não fogem muito da escala acima.

 

O QUE SÃO SINAIS VITAIS – INDICADORES DE PREVENÇÃO A PERDAS?

É grande navegador de “gestão e controle” dos processos e operações geradores de perdas, norteando os resultados.

QUAIS OS GANHOS?

• Redução e controle das perdas e maximização do lucro da empresa.
• Interagir direto na causa raiz da perda e não nas consequências.

QUAL A TÉCNICA UTILIZADA PARA METAS, OBJETIVOS E MENSURAÇÃO DOS INDICADORES DO INVENTÁRIO?

Smart:

• ESpecífico
• Mensurável
• Atingível
• Relevante / Realista
• Tempo / Temporizável  

  

 

 

COMO DEVE SER APRESENTADO E DIVULGADO OS RESULTADOS DOS INVENTÁRIOS?

 

• Apresentação para a alta administração (Diretoria, Presidência) e comitê de inventários (máximo de 20 slides).

 

• Apresentação para os gerentes de operação, regionais e de filiais (máximo de 20 slides).

 

• Envio semanal dos resultados através de email (comunica / informa) para as operações.

 

• Painel de gestão a vista nas operações (meta, orçado, realizado e ano ou ciclo anterior).

 

QUAIS OS INDICADORES QUE DEVE CONTER NA APRESENTAÇÃO?

 

• PERDAS DE INVENTÁRIOS CONSOLIDADAS.

 

• CAUSAS DAS PERDAS DE INVENTÁRIOS (FALTAS E SOBRAS).

 

• RANKING DAS LOJAS / CDs / FABRICAS, MELHORES E PIORES RESULTADOS, % PERCENTUAL DE PERDA SOBRE O FATURAMENTO E ESTOQUE, % META DE PERDAS, % COMPARATIVO DO CICLO ANTERIOR DE INVENTÁRIO.

 

• RANKING DAS LOJAS / CDs / FABRICAS, MELHORES E PIORES RESULTADOS, % PRAÇA / REGIÃO.

 

• RANKING DOS TOPs ITENS QUE MAIS DERAM DIFERENÇAS FALTAS E SOBRAS DE INVENTÁRIO (GRUPO, SUBGRUPO, CATEGORIA, SUBCATEGORIA).

 

• ACURACIDADE DOS ESTOQUES.

 

• PLANO DE AÇÃO (OPORTUNIDADES DE MELHORIAS) – 360 GRAUS (ESSE TÓPICO SERÁ ABORDADO EM UM PRÓXIMO ARTIGO).

 

Conforme abordado anteriormente às análises devem ser realizadas em separado por (LOJAS, CDs E FÁBRICAS), respeitando a regra para mensuração das perdas.

• GERENCIAL: PERDA A PREÇO DE VENDA/FATURAMENTO BRUTO
• CONTÁBIL:    PERDA A PREÇO DE CUSTO/FATURAMENTO LÍQUIDO

 

PONTO DE REFLEXÃO:

“DEVEMOS TRABALHAR SEMPRE NA CAUSA (RAIZ) DO PROBLEMA E NÃO NAS SUAS CONSEQUÊNCIAS”, MITIGANDO OS RISCOS, PREVENINDO PERDAS.

DISCIPLINA NOS PROCESSOS.

RESPIRAR VENDAS E TRANSPIRAR PREVENÇÃO DE PERDAS.

PREVENÇÃO DE PERDAS É QUESTÃO DE SOBREVIVÊNCIA DO NEGÓCIO.

 

Colunista: Rodrigo Canal

Possui 19 anos de experiência em varejo em áreas como Prevenção de Perdas, Fraudes, Auditoria, Operações em Lojas e Operações Logísticas, em grandes redes de varejo. Atualmente é Gerente de Operações e Prevenção de Perdas da BR Sports.

Co-administrador do grupo Prevenção de Perdas Brasil no WhatsApp. Quer fazer parte? Fale Conosco!