Perdas sobre Controle

Redação PPB , , , , , , ,

Com oito anos de implantação, o setor de prevenção de perdas da rede gaúcha Imec é um dos mais vitoriosos da organização. A empreitada dura foi conduzida com disciplina e novos processos e hoje dá um bom exemplo

Perdas e quebras são os fantasmas que mais assombram os supermercados. Os prejuízos causados por mercadorias estragadas ou danificadas, além de produtos furtados chegam a superar a média de 2,3% do total de vendas de uma empresa. A grande questão tem sido como reduzir esse problema de maneira sólida e não apenas pontual. Magali Ludwing Postal, controller da rede Imec, 25 lojas, em 15 cidades, tem algumas respostas.

SIGA OS PASSOS
O Imec não improvisou. Seguiu um roteiro que permitiu potencializar os resultados
 1» Organizar as informações e criar indicadores. A rede adotou um sistema de gestão integrada que permite controlar processos de compra, venda, controladoria e logística. Também definiu e  iniciou acompanhamento de indicadores de perdas, além de margem líquida e vendas.
 2» Realizar inventários regulares. Para identificar as perdas, apurar as causas e agir sobre elas, o  Imec passou a fazer inventários mensais em perecíveis e trimestrais nas demais seções (cada  semana um grupo de produtos de um setor), além de um balanço geral uma vez por ano. A  empresa usa coletores de dados.
 3» Utilizar guia-cega. Trata-se de cópia de nota fiscal de um lote recebido, com os campos de  volume em branco preenchidos por um funcionário após contagem das mercadorias. A rede joga  os dados no sistema e consegue comparar as informações com a nota emitida pelo fornecedor para identificar divergências.
 4» Centralizar lançamento de notas fiscais de compras. Lojas passaram apenas a escanear as  notas, para que entrem direto no sistema. A matriz faz a conferência de preços e impostos e libera a guia-cega. Evita práticas como fazer o valor total “fechar”, em vez de analisar custo de  item por item. É o fim da perda financeira.
 5» Diminuir número de códigos de barra. Isso para evitar emissão de etiquetas fraudulentas,  sobretudo no açougue, onde o problema exigiu muitas demissões – o açougueiro entregava produto caro com etiqueta de produto barato. Agora, com menos códigos, não há mais a desculpa de “confusão” na emissão de etiqueta. Indicadores ajudam no controle, já que revelam o rendimento de cada corte.
 6» Checar validade. A rede só aceita itens com pelo menos 75% de vida útil, ou 75% do prazo de validade. E mantém o que chama de “Mutirão da Validade”. Uma vez por semana, o chefe da  loja, repositores e o agente de prevenção de perdas percorrem um corredor para vistoriar os prazos de validade.

“O Mutirão da Validade é um recurso que dá certo. O chefe da loja, repositor e agente de prevenção percorrem um corredor por semana para vistoriar a reposição, o que permite correções imediatas”
BOM EXEMPLO 
O que o imec fez
 Criou setor de prevenção de perdas
Implantou manual de prevenção para estabelecer controles e orientar ações
“Limpou” cadastro, para garantir melhor controle dos produtos
Melhorou condições de estocagem, como evitar empilhamento alto ou deixar caixas num canto, para reduzir avarias. Adotou o rastreamento da frota por satélite
Passou a checar a temperatura dos produtos no recebimento e a marcar as caixas rejeitadas, para impedir reenvio das mesmas pelo fornecedor
COMO FUNCIONA A ÁREA DE PREVENÇÃO 
O setor não para nunca. Afinal, causas de perdas, mesmo combatidas e resolvidas, tendem a se repetir, exigindo controle permanente e ações contínuas

Na rede gaúcha, o setor é responsável pelo acompanhamento dos indicadores que medem as perdas e pelo treinamento da equipe nos processos de combate aos problemas. Um profissional importante é o Agente de Prevenção de Perda (APP) – existe um atuando em cada loja. De dois em dois dias, ele analisa vários pontos de cada setor, como validade de produtos e processos de abastecimento, atribuindo notas de zero a dois. Quando a nota é baixa, desenha um plano de ação, a partir de critérios estabelecidos pela empresa, e acompanha as correções.
“O mais difícil na condução de um programa são as pessoas: convencê-las, mobilizá-las, garantir sua adesão incondicional. Sobretudo porque o alto turnover dificulta a cultura de prevenção”
BONS NÚMEROS
 QUEDA LIVREEm 8 anos, o Imec fez o percentual de perdas sobre o total de vendas despencar. Veja
4,5% – 2004
2,2% – 2010
1,9% – 2011*
*Previsão
COMO ENVOLVER OS FUNCIONÁRIOS 
Metas premiadas são solução para conquistar a confiança da equipe
Reclamar das dificuldades não consta do repertório do Imec. A rede prefere buscar soluções. Foi o que fez para envolver os funcionários no programa de prevenção de perdas. Além de reuniões regulares, feedbacks constantes e treinamento de boas práticas em setores como o depósito, instituiu o concurso bimestral ” Meu Talento Faz a Diferença”. A ação premia os funcionários cujo setor apresenta o menor índice de perda. São 10 prêmios, como TV LCD, além de R$ 50 para cada profissional. Participam as áreas de açougue, padaria/confeitaria, FLV, fiambreria, mercearia e frente de caixa, todas com indicadores próprios. O resultado tem sido muito bom. A equipe se sente recompensada e faz de tudo para atingir as metas.
Com faturamento em 2011 estimado de R$ 300 milhões, 20% a mais do que em 2010, a rede Imec conseguiu reduzir as perdas de 4,5%, em 2004, para previstos 1,9%, no ano passado. Sem pressa e atropelos, Magali fez o que era preciso para resolver o problema: criou um setor de prevenção, estabeleceu medições, identificou causas, atacou erros, furtos, fraudes. “O que ainda dificulta o trabalho são as lojas novas, por conta da rotatividade dos funcionários”, explica a controller, que foi responsável pela estruturação do setor. Hoje, ela conta com seis profissionais. Na sua opinião, o alto turnover é o que atrapalha a tarefa de treinar e repassar a cultura de prevenção. Mas, ainda assim, não se queixa. Afinal, as perdas já não são fantasmas e nem assombram o Imec.