SEGURANÇA NO VAREJO – DICAS BÁSICAS DE COMO ELABORAR UM RELATÓRIO DE OCORRÊNCIA
Olá, amigos!
Neste artigo, deixarei algumas dicas básicas de como preparar um relatório de ocorrência voltado para Segurança Empresarial, para ser apresentado à Alta Administração.
O relatório deve ser objetivo e constar os principais fatos da ocorrência, com fotos e documentos que deem embasamento para tomada de decisão.
1. Cabeçalho
Separe o cabeçalho em três linhas. Na primeira, coloque o nome da sua área, use fonte Calibri e tamanho de 14,5 em negrito. Na segunda, coloque o nome da sua empresa e o contador de páginas e use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5 em negrito. Na terceira, coloque do que se trata o relatório. Ex.: Ocorrência, local (estabelecimento) e a data. Use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5.
2. Capa
a) Coloque o emblema da empresa;
b) Tipo de Documento. Exemplo: RO – Relatório de Ocorrência;
c) Nome do local da ocorrência. Exemplo: Loja XPTO.
3. Sumário Executivo
O Sumário Executivo é o resumo sintetizado dos principais pontos da ocorrência e deve ser capaz de comunicar e esclarecer.
Lembre-se que você vai apresentar as informações escritas a um gestor ou diretor e estes possuem poucos minutos para lerem um relatório e tomarem uma decisão. Por isso da importância de elaborá-lo muito bem. Ele que ditará se o executivo terá interesse em ler todo o relatório posteriormente.
4. Informações
a) Informações gerais:
· Data da ocorrência;
· Cidade, local;
· Nome da loja;
· Nome do gerente da loja;
· Telefone do gerente da loja;
· Nome do regional;
· Telefone do regional.
b) Informações específicas do sinistro
· Modalidade do sinistro. Ex. furto, arrombamento, assalto, etc.;
· Foi com a loja aberta ou fechada?;
· O alarme estava acionado?;
· Horário do Ocorrido;
· O gerente foi acionado?;
· A empresa de segurança foi acionada?;
· A polícia foi acionada?;
· Sinistro tentado ou consumado?;
· Estoque invadido?;
· Houve subtração de produtos? Quais?
· Houve subtração de valores? Quanto?
· Valores subtraídos dos caixas ou cofres?
5. Recursos de Segurança
· A loja possui sistema de alarme? Monitorado por quem?
· A loja possui CFTV? A ocorrência foi gravada?
· A loja possui cofre? Qual?
6. Detalhamentos
a) Detalhamento do Sinistro :
Procure detalhar o sinistro com todas as informações apuradas, tais como:
· Data e horário;
· Pessoas envolvidas;
· Características da ocorrência;
· “Modus Operandi” dos marginais.
b) Relatório de Monitoramento:
Caso a ocorrência tenha acontecido com a loja fechada, insira as informações da central de monitoramento ou da empresa de segurança.
7. Cronologia da Ocorrência
Nesse ponto é importante esmiuçar com horários toda a cronologia da ocorrência. Caso o sistema de CFTV tenha captado toda ação, coloque as imagens em ordem cronológica.
8. Fotos
Insira fotos da ocorrência, como, por exemplo:
· Local de entrada dos meliantes,
· Locais com danos;
· Equipamentos danificados;
· Outras fotos que se fizerem necessárias.
9. Ações adotadas logo após a ocorrência
Informe todas as ações que foram tomadas logo após a comunicação da ocorrência.
10. Análise dos fatos
Nesse ponto o executor do relatório, que deve ser o mesmo que atendeu ocorrência, deve colocar a sua percepção sobre os fatos de forma resumida e objetiva.
11. Recomendações
Sempre que houver uma ocorrência, recomendações de melhoria estrutural, de segurança ou de processo devem ser feitas.
12. Publicação dos dados de quem elaborou o relatório
Insira seu nome e função, assim como o nome do seu gestor imediato e a data.
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Autor: André Ochoa – Consultor e Profissional de Prevenção de Perdas e Segurança Patrimonial com vasta experiência no varejo e na prestação de serviços. Professor da AOzawa Consultoria, para cursos relacionados a Segurança no Varejo e Prevenção de Perdas.