Controle só é Possível Quando Existe Mensuração
As organizações constroem suas estratégias com foco no aumento da lucratividade. Estas estratégias levam em consideração aumento de faturamento, redução de custos e aumento na participação de mercado.
Além destas metas, a organização deve considerar as metas de redução de perdas da empresa. As perdas classificam-se em perdas de inventário, perdas financeiras, perdas comerciais, perdas de produtividade e perdas creditícias.
A área de Prevenção de Perdas deve ter os índices destas perdas, para municiar a alta administração de informações para tomada de decisão. Infelizmente, é comum uma empresa não ter conhecimento, por exemplo, dos seus índices de perdas de inventário ou das suas perdas financeiras. Neste caso, estamos tratando de dois ativos importantes da empresa, os estoques e o caixa.
Somente é possível controlar o que nós sabemos. Quando uma organização não tem conhecimento dos números que impactam diretamente em seus negócios, tende a ter uma lucratividade baixa e não sabe aonde atuar para implantar um plano de ação.
Um processo de inventário é a forma de mensurar qual a diferença entre o estoque registrado sistemicamente e o estoque físico. Esta diferença, calculada sobre as vendas da organização, representa o índice de perda de inventário que uma empresa possui.
Existem algumas metodologias para a apuração do índice de perda de inventário:
ÍNDICE ESTRATÉGICO: Mensura além da perda tangível do estoque, a perda intangível, compreendida pela perda comercial (produto não foi vendido), perda de imagem (produto não foi encontrado pelo cliente e este procura um produto semelhante/substituto em outra empresa).
Diferença de Estoque em Quantidade / Venda no Período em Quantidade.
Diferença de Estoque a Preço de Venda / Venda no Período a Preço de Venda
ÍNDICE GESTÃO DE ESTOQUES: Mensura a perda de estoque na gestão da cadeia de suprimentos da empresa. Diferença de Estoque a Preço de Custo / Estoque Médio no Período a Preço de Custo.
Diferença de Estoque em Quantidade / Estoque Médio no Período em Quantidade.
ÍNDICE CONTÁBIL: Mensura a perda de estoque de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos.
Diferença de Estoque a Preço de Custo / Venda no Período a Preço de Custo.
A operação do inventário pode ser realizada com equipe própria ou terceirizada, de acordo com uma decisão estratégica e que deve levar em consideração se a empresa quer incluir em suas operações uma atividade meio que não tem relação com seu negócio ou terceirizar para focar seus esforços na prevenção de perdas e nas informações oferecidas pelo processo de inventário físico de mercadorias.
Se a empresa optar pela utilização de equipe própria, terá que imobilizar os equipamentos e ter uma equipe para realizar a coordenação ou as contagens na(s) unidade(s) de negócio(s). É necessário também que outra equipe também deve ser constituída para analisar as informações oferecidas pelo inventário.
A empresa optando pela terceirização deve escolher no mercado por uma empresa que atenda suas necessidades. Lembrando que nesta situação, a empresa obrigatoriamente deve ter a equipe para análise das informações, uma vez que a terceirização somente contempla a contagem física das mercadorias.
Mensurando as perdas de inventário da organização, o gestor de prevenção de perdas consegue apurar quais as linhas de mercadorias que com maiores diferenças, os setores de produtos com maiores diferenças, entre outras diversas análises, tendo foco nas ações corretivas e preventivas dentro dos processos. Sem estas informações, o planejamento fica genérico e o gestor não sabe aonde atuar. Conseqüentemente os resultados esperados não serão alcançados.
Nas próximas postagens, vamos comentar sobre os outros índices que a empresa deve mensurar para que seja possível a elaboração de um planejamento estratégico de prevenção de perdas que reduza, seja controlável e possibilite que a organização aumente sua lucratividade.