Gestão eletrônica de documentos, como e por que escolher

O desenvolvimento de um complexo empreendimento de engenharia gera demandas de gestão completamente distintas para cada um dos participantes do projeto. Esta diferente gama de necessidades associada a uma generalização de nomenclatura das soluções leva a muitas confusões, frustrações e prejuízos de dinheiro e tempo. O caso mais emblemático é o termo GED, utilizado para designar Gestão Eletrônica de Documentos. Porém, qual é a melhor especificação de GED para uso na construção ou reforma de uma planta?

Para responder a esta pergunta precisamos, inicialmente, saber quem deve usar o GED. A resposta é simples: todos os participantes. Projetistas, supervisoras, gerenciadora, empreiteira, montadoras, indo até o usuário final, que será responsável pela operação.

Será que existe uma especificação comum que atenda a todos esses participantes? Eles irão usar o mesmo GED? O mesmo software? Em um mundo ideal, sim. Todos dentro de um mesmo sistema, nenhum controle paralelo e o documento seguindo um fluxo único da concepção até o as build. Mas, infelizmente, este mundo ideal não existe. Na prática, cada participante usará um GED próprio, para atender às suas necessidades de gestão ou para gerenciar os riscos de acordo com o seu interesse.

A necessidade da projetista é controlar a atividade de desenvolvimento dos documentos, gerenciar os desenhos referências, ter possibilidade de mudar o fluxo de trabalho para dar mais rendimento à equipe, rastrear a dependência entre os documentos, administrar os prazos de atendimento das solicitações do cliente e documentar todo o retrabalho e alterações. O GED ideal para esta função pode ser algo genérico se ela trabalhar com várias plataformas CAD, ou um GED associado com a plataforma CAD mais utilizada, pois quão mais especializado for o GED mais recursos ele terá.

Para as supervisoras e gerenciadoras que têm um foco muito maior no processo, normalmente o documento não é o “ator principal”, mas apenas uma evidência de alguma atividade realizada ou decisão tomada. Tratar o documento fora do contexto da atividade que elas exercem é algo inútil para ela, por outro lado é fundamental ter informações sobre emitentes, datas e relacionamento entre documentos. O GED ideal é necessariamente genérico, precisa ter um elemento de colaboração muito forte e recursos que apóiem a geração de relatórios e documentos que ela deve produzir dentro das suas atribuições.

Empreiteiras e montadoras não buscam recursos sofisticados. Querem apenas o documento correto, no tempo planejado para gerar o mínimo de retrabalho e o máximo de velocidade de execução, pois geralmente são os custos fixos os vilões da lucratividade do contrato. Ser apenas um usuário do GED é o ideal, mas, muitas vezes por questões contratuais e análise de risco, adota-se uma ferramenta para um controle redundante dos fluxos, documentação das decisões e armazenamento dos documentos. Nestes casos, o que elas buscam no GED é a integração, para evitar ao máximo os custos e risco de trabalhos manuais para registro e cadastro dos documentos.

O cliente final quer receber o empreendimento dentro do prazo e qualidade, normalmente contrata as supervisoras e gerenciadoras com este objetivo. O GED ideal para ele é o que atende o departamento de documentação e que dará suporte às atividades de operação. O GED deve ser único e corporativo. Deve atender tanto às demandas de documentos técnicos, como fazer a gestão de documentos administrativos. Normalmente, ele não se preocupa com integração, pois obriga contratualmente aos fornecedores o cadastro em seu GED, mas esquece que se o mesmo for manual e caro é ele quem paga a conta no final.

Nestes vinte anos de experiência em fornecer tecnologia para engenharia percebo que não há uma receita correta e única, porém entendo de maneira muito clara quais são as condições para se chegar a uma solução adequada e eficiente. A engenharia precisa procurar entender e estudar tecnologia. A tecnologia por sua vez tem que entender os objetivos e como a engenharia funciona sem tentar impor, mas se adaptando. Além disso, todos precisam entender de contratos e ter desde o início as “cartas na mesa” e uma relação transparente e franca. Sempre que alguns desses pontos não forem observados, o projeto perde e, por conseqüência, todos os seus participantes. 

(*) Marcus Granadeiro é presidente da Construtivo.com