Como planejar um inventário

Quando pensamos em inventário, automaticamente o associamos à palavra “acuracidade”. A divergência no estoque é causada por erros nos processos do armazém, como recebimento, armazenagem, picking e expedição.

A prática mais comum entre as empresas é a realização do Inventário Geral por ocasião da elaboração do balanço da empresa. O Inventário Geral tem por principal objetivo a elaboração de demonstrativos financeiros. Ele não é um requisito legal, porém é uma exigência dos acionistas e contadores da empresa.

Normalmente, a realização do Inventário Geral exige a interrupção das operações do armazém e da fábrica, pois o inventário físico corresponde à contagem de todos os estoques da empresa, validando o físico versus o registrado. Observando as dificuldades que surgem na execução de um inventário e observando as melhores práticas do mercado, o planejamento de inventário deve possuir as etapas descritas abaixo.

Os procedimentos operacionais devem ser executados antes do inventário. Dentro deste tópico, deve-se conter o plano de ação que determine a organização dos endereços fisicamente, verificar se todos os endereços do armazém estão devidamente identificados e checar se os produtos estão devidamente apontados.

A segunda etapa é o mapeamento dos riscos. Como todo planejamento, os riscos devem ser apontados e pensados. Podemos citar como exemplos de riscos que devem ser mapeados situações como alto índice de absentismo nos finais de semana, queda de energia, procedimento de pré-inventário (ajustes nos endereços fisicamente) não serem realizados e, até mesmo, o código de barras de produtos estarem manipulados, entre outros processos.

Na sequência, vem a definição de recursos, na qual planeja-se um cronograma com turnos, que deverá ser compartilhado entre todos que realizam o inventário. Exemplo de recursos que são utilizados nos inventários são as empilhadeira e os operadores, os terminais desktop, os coletores de dados, as baterias reservas, os contadores (operacional), assim como as equipes de gestão logística, contábil, auditoria e de TI, entre outros. Ainda dentro deste tópico é importante realizar o mapeamento das áreas que serão inventariadas e dividi-las em equipes.

Na etapa de definição de processos e responsáveis, devem-se nomear os colaboradores responsáveis pelas etapas, como o planejamento, o comitê de execução, a coordenação da organização dos endereços que serão inventariados, os supervisores das contagens, a equipe de inventário e a análise de inventário.

Para a metodologia é decidido o método de contagem e procedimentos que deverão ser realizados no decorrer do inventário. Este material será utilizado no treinamento das equipes antes do inventário.

No caso do material de apoio, que serve para averiguação dos resultados do inventário, podemos citar como exemplos os relatórios de posição inicial de estoque, a posição final de estoque, os relatórios de divergência e saldo de produto, entre outros.

É importante a utilização de um sistema de gestão de armazéns (WMS), além do acompanhamento de um consultor de WMS. O tempo é o maior desafio em um inventário. Para que se realize um inventário sem imprevistos, é possível utilizar um cronograma de Inventário Geral composto por um período de um a três meses para a realização do planejamento, 15 a 30 dias para o preparativo operacional e, por fim, um a três dias para a execução do inventário.

WMS: alavancando os valores agregados
Dentro do universo do inventário, podemos considerar dois tipos: o “Inventário Geral” e o “Inventário Cíclico”.  . O Inventário Cíclico tem por objetivo validar e ajustar posições e saldo de produtos de forma aleatória, pois muitas vezes as empresas adotam como critério de seleção a classificação da curva ABC, medida esta que possibilita medir a importância do item em estoque em relação à movimentação. Do ponto de vista estatístico, a mercadoria que mais movimenta em estoque (curva A), tem a maior probabilidade de conter erros/ furos no estoque.

E como o WMS (Warehouse Management System), solução que participa de forma ativa da gestão do inventário, pode auxiliar na execução desta tarefa de forma eficaz e segura? O benefício desta ferramenta começa na escolha dos produtos a serem inventariados de acordo com a espécie abrangência do inventário, ou seja, se ele está gerenciando o estoque de um Depositante, Grupo de Produto, Produto, Categoria, Público Alvo e Geral.

O próximo passo é validar se existe alguma pendência de processo no momento da abertura do inventário e acompanhar as contagens através de Painéis de Gerenciamento da solução, no qual se visualiza a situação das contagens Gráficos de Acompanhamento de Inventário, ambiente em que o sistema mantém atualizados os gráficos do processo, mostrando de forma visual cada porcentagem de etiquetas e endereços contados ou não contados, em primeira e/ou segunda e/ou terceira contagem, endereços em divergências e endereços já finalizados, facilitando assim a visualização macro do processo como um todo.

Quando se libera o inventário para se iniciar a contagem, os endereços pertencentes ao inventário são bloqueados automaticamente e a conclusão do inventário e os endereços são liberados novamente. Quando existem produtos de mais de um depositante em um mesmo endereço, o sistema bloqueia apenas os produtos do depositante que está no inventário, possibilitando que o outro depositante consiga realizar seu processo de expedição normalmente.

Na Conciliação de Estoque, o sistema iguala o saldo sistêmico com o saldo físico inventariado, de forma que, sempre que o inventário resultar em um saldo físico diferente do saldo sistêmico esperado, o processo automaticamente poderá gerar movimentações de estoque para acerto da localização do(s) produto(s), entradas do saldo excedente e saída do saldo faltante.

No momento da conciliação de endereços, o sistema deve avaliar se há a necessidade de geração de Documento de Entrada para dar saldo à quantidade excedente encontrada fisicamente, e/ou a necessidade de geração de Documento de Saída para dar baixa à quantidade faltante, ou seja, não encontrada fisicamente.

É importante que no Histórico Geral, cada inventário realizado seja gravado automaticamente no histórico de todas as alterações de estado efetuadas, bem como logs gerais do processo que serviram de base para consultas imediatas ou futuras dos processos realizados no inventário. Uma validação para que haja usuários diferentes nas contagens dos endereços também se faz necessário.

Por fim, se faz necessária a integração com ERP (Enterprise Resource Planning) para a devida atualização de saldo sistêmico a fim de reportar a este o início de um processo de inventário, bem como sua finalização, no qual ambos os sistemas terão como resultado o mesmo saldo sistêmico dos produtos, bloqueando e liberando as movimentações de forma segura e prática.

(*) Eduardo de Souza Canal é consultor de negócios da Store Automação, companhia de Tecnologia da Informação especializada no setor logístico

Fonte: cio.com.br – http://cio.com.br/opiniao/2014/10/09/como-planejar-um-inventario/